CONCEPT
Notulen 62e Algemene Leden Vergadering condominio Rofena 12 maart 2022
Locatie: Beatrixgebouw Jaarbeurs Utrecht, zaal 115
Aanwezig:
Bennen-Blikkendaal (Davide), E. Delissen (Erik) penningmeester, J. Delissen-Moorlag (Joan), H. Dik (Hessel), V. Coesel (Veronica), F. Cozijn (Frans), P. Kamstra (Peter) secretaris, L. Hooghwinkel (Lydia), W. Lameris (Pim), A. Lameris-Teerds (Lettie), F. van der Loo (Frans), Y. Oswald (Yvette), M. Mathon (Maarten) voorzitter, J.E. van der Putten (Jan Ewout), J. Meeter (Jurrian), R. Valentin (Richard, J. Mulder (Jeroen), A. Padt (Albert). Mw. J. Plaisier (José), H. Rietveld (Henk), J. Rietveld-Pruis (Judith), P. van Rijn (Pieter), A. Ringeling (Arthur), Mw. A. van Rooij (Anna), W. Stolwijk (Wouter), S. Vermeulen (Saskia), F. van Tongeren-Verbeek (Franca), W. Weerkamp (Will)
Bericht van verhindering:
T. Aben (Toek) (gemachtigde L. Hooghwinkel), R. van Berensteijn (Renske) en A. Steenweg (Anton) (gemachtigde J.E. van der Putten), M. van der Putten (Marijke) (gemachtigde A. Ringeling), B. Geurts (Ben) en A. Douma (Annette) (gemachtigde F. van Tongeren), J.W. Geurts (Jan Willem) (gemachtigde F. van Tongeren), B. Wellens-Geurts (gemachtigde F. van Tongeren), M. Plaisier
- Opening en vaststelling van de agenda
De voorzitter opent om 10.00 uur de vergadering en heet Richard & Jeroen, Hessel & Helma en Frans & Yvette als nieuwe eigenaren in het bijzonder welkom. Hij somt op welke eigenaren verhindering hebben doorgegeven en wie hun stemrecht uitoefent. Hij meldt verder dat onderwerpen welke door eigenaren zijn aangedragen en niet op de agenda zijn geplaatst in de pauze aan de voorzitter doorgegeven kunnen worden. Deze kunnen besproken worden bij w.v.t.t.k. Pim memoreert een stuk dat 2 dagen voor de vergadering is binnengekomen van Will. De voorzitter antwoordt dat dit aan de orde zal komen bij het agendapunt ‘toekomstig beheer’. Voorts deelt de voorzitter mee dat Franca bereid is de in het reglement ingestelde commissie te vormen die het vergaderquorum vaststelt.
- Presentie en vaststelling vergaderquorum
Het quorum zal worden vastgesteld aan de hand van de presentielijst. Franca meldt dat het quorum ruimschoots is gehaald en dat de volmachten zijn gecontroleerd en in orde bevonden. Alle appartementen zijn vertegenwoordigd.
- Goedkeuring van de notulen van de 61e jaar vergadering van eigenaren 17/9/2021
Will merkt op dat de norm voor een reservefonds 0,5% in plaats van 5% moet zijn. Het bedrag van 22.000 euro dat in de notulen staat is derhalve correct.
Will heeft in het besluitvormingsproces van het toekomstig beheer pas op het allerlaatste moment het woord ‘bestuurscommissie’ in de vergadering horen vallen, terwijl het in het verslag veel vaker voorkomt. De voorzitter wijst op de stukken voor die vergadering waarin die term ruimschoots aan de orde is geweest. Het verslag lijkt een getrouwe weergave.
Pim merkt op dat nooit aan de orde is geweest dat een bestuurscommissie zou worden aangesteld maar alleen een beslispunt is voorgelegd aan de vergadering het beheer te evalueren en de resultaten en een voorstel te presenteren. De voorzitter reageert dat het gehele document dat daarover in die jaarvergadering is behandeld is geaccordeerd.
De voorzitter zegt dat de redactie van het betreffende punt daarmee in de notulen van vorig jaar in die zin is aangepast.
Will zegt dat hij niet betrokken is bij het ICT-project ondanks dat dit in de vorige notulen is vastgelegd en hij vindt dat een en ander niet correct is verlopen.
De secretaris zegt dat hierover wel is gecommuniceerd met Will in de zin dat hij welkom is om mee te doen en niet heeft gereageerd op de vraag een redacteurschap op zich te nemen.
Will wil graag nadere specificatie voor de kosten van internet omdat hij doende is een glasvezel netwerk voor Rofena op te zetten.
De penningmeester zegt toe de gevraagde specificatie toe te sturen.
Will vraagt naar de ontwikkeling rondom een MJOP (meerjaren onderhouds plan).
De voorzitter licht toe dat dit eerder is besproken en het vorig bestuur al meegedeeld heeft dat het geen MJOP zal opstellen in de door Will voorgestelde vorm. Het bestuur onderzoekt of meer inzicht geboden kan worden in de (technische) infrastructuur en de bijbehorende kosten/afschrijvingen.
Will wijst op de slechte investering van de vorige waterontharder die blijkbaar niet adequaat was. Het bestuur lijkt zich niet verdiept te hebben in de garantiebepalingen. Hij pleit voor een beter toezicht op het machinepark en een beter toezicht op het procesverloop.
De penningmeester zegt dat de vorige installatie een te beperkte capaciteit bleek te hebben gezien de ontwikkelingen en dat we nu in ieder geval een installatie hebben die goed werkt.
Will merkt op dat het veel gemakkelijker is om van je Nederlandse rekening de ENEL te betalen.
Wouter stelt vast dat het onderwerp Luigi ondanks een voorstel dat door hem is ingediend niet is geagendeerd. Hij memoreert ook de aanloop en voorgeschiedenis van het voorstel en constateert dat het bestuur nog steeds geen beoordelingstraject met Luigi doorloopt, maar slechts een functioneringsgesprek zegt te hebben gevoerd. Maar het gaat juist om het eerste.
De voorzitter reageert dat hij bij mededelingen in had willen gaan op de gesprekken tussen hem en Luigi. Hij heeft een functioneringsgesprek met Luigi gevoerd. Daarvan is een verslag (in het Italiaans) gemaakt en dat is door Luigi en hem ondertekend. Luigi is aangesproken op zaken die niet goed zijn verlopen en heeft zelfinzicht getoond. Het is de 1e keer in de geschiedenis van Rofena dat op deze wijze formeel iets is vastgelegd over het functioneren van de custode. Will, Wouter en Henk stellen dat dit stuk in zijn geheel ter beschikking moet worden gesteld aan alle eigenaren. Wouter stelt dat alle eigenaren de werkgever van Luigi zijn. De voorzitter zegt dat het bestuur reglementair werkgever is.
Anna wijst op de privacy van Luigi en ondersteunt het standpunt van het bestuur. Wouter meent dat het bestuur een juridische onderbouwing (van een Italiaanse arbeidsrecht deskundige) moet leveren om hun standpunt – dat niet alle eigenaren werkgever zijn – te bewijzen.
Henk merkt op dat bij de ingang van Casole een laadpaal voor elektrische auto’s staat.
Will vertelt de 1e burger van Casole in verwarring te hebben gebracht met zijn opmerking dat Rofena nog geen glasvezelkabel heeft. Hij meent dat Luigi niet als goed huisvader voor Rofena heeft gezorgd doordat hem dit kennelijk is ontgaan. Will wedijvert alsnog voor glasvezel bij de burgemeester en stelt de eigenaren deze faciliteit in het vooruitzicht. Hij zal hierover periodiek contact blijven hebben met de burgemeester.
Het verslag wordt vastgesteld.
- Bespreking jaarrekening, verslag financiële commissie en goedkeuring
De penningmeester licht toe dat het is moeilijk om de IMU en de TARI, zogenaamde brengbelastingen te betalen omdat de gemeente Casole niet reageert op herhaalde oproepen van de penningmeester over welk bedrag het gaat. De penningmeester heeft daarom bedragen betaald waarvan hij meent dat die enigszins in de buurt komen. Maar het is mogelijk dat de post niet volledig dekkend is.
Ten tweede licht hij de vordering in rekening courant op Luigi toe. Deze is van € 500 naar
€ 3500 opgelopen. Een deel is toe te schrijven aan de incomplete administratie van Luigi. De penningmeester heeft Luigi al eerder laten weten dat hij (anders dan in het verleden wel usance was) alle betalingen die niet met behulp van bonnen inzichtelijk gemaakt worden boekt in de rekening courant van Luigi. Wanneer hij alsnog de bon levert, wordt de post op de juiste kostenplaats verantwoord en verlaagt dat de rekening courant van de custode.
De voorzitter heeft bij zijn bezoek in februari aan Rofena nog een aantal bonnen kunnen opdiepen uit het archief van Luigi. Nu is de vordering wel enigszins teruggelopen.
Een tweede reden is dat derdenbeslag is gelegd op de rekening van het condominio Rofena, dit vermoedelijk in verband met te betalen alimentatie aan Rosalba, de ex-vrouw van Luigi of een van zijn kinderen. Ook hierop is Luigi aangesproken door de penningmeester en de voorzitter. Het bestuur heeft stukken opgevraagd bij Luigi en die deels gekregen. Het bestuur heeft een en ander nog in onderzoek en zal nadat een compleet dossier is gevormd de kwestie beoordelen. Wel is Luigi begonnen met het terugbetalen van deze vordering. De penningmeester wijst op het delicate karakter van deze informatie omdat die ook van zeer persoonlijke aard is. Omdat het om geld van de gezamenlijke eigenaren gaat, hebben die eveneens recht op enige toelichting.
Wouter stelt dat de penningmeester de eigenaren hierover eerder had moeten informeren.
De penningmeester antwoordt dat het nu ter vergadering gemeld wordt hetgeen naar de mening van het bestuur de geëigende plaats voor een dergelijke kwestie is. Bovendien is pas bij de afsluiting van de jaarrekening, begin 2022 gebleken dat deze bedragen niet verantwoord konden worden. Die wetenschap is dus nog zeer recent.
Ten derde licht de penningmeester toe dat nog een ongedocumenteerde schuld bestond einde boekjaar, te weten een verplichting aan de hulpcustode die nog € 500 krijgt.
Wouter interrumpeert de penningmeester en vertelt dat Luigi ten bewijze dat hij de € 500 niet kon betalen een negatief saldo van Rofena aan de hulpcustode laten zien.
De voorzitter voegt daaraan toe dat hij Luigi heeft gezegd dat dit een onacceptabele handelwijze is en Luigi heeft dit ook erkend. Het verschuldigde bedrag is inmiddels wel betaald.
Wouter vindt het bedrag beschamend laag. Voor dat geld maakt de hulpcustode dakgoten schoon en veel meer.
De voorzitter wijst op het langjarige bestaan van de afspraak over vervanging van de custode tijdens diens vakantie. Dat deden Mauro en Sylvia ook. De vergoeding is alleen voor de fysieke aanwezigheid. Voor werkzaamheden als het schonen van dakgoten wordt separaat betaald.
Pieter vraagt of er limieten zijn aan de opnames van Luigi. Het antwoord luidt dat het saldo op de rekening bewust laag wordt gehouden waarbij de voorzitter aantekent dat het bestuur nauwlettend zal toezien op de administratie en uitgaven van Luigi en zal zorgdragen voor een systeem dat betere inzichtelijkheid in de uitgaven biedt.
Will doet het voorstel Luigi door de penningmeester zwart uit te laten betalen. Het voorstel kan in ieder geval op hilariteit van vrijwel alle aanwezigen rekenen.
Wouter vraagt hoe het puin dat bij hem is weggehaald op de jaarrekening terugkomt.
De penningmeester memoreert dat de betalingsverplichting bij Wouter lag omdat het zijn puin was. Omdat Wouter dit niet liet afvoeren heeft het vorig bestuur uiteindelijk opgetreden als zaakwaarnemer en het ten laste van Wouter laten afvoeren. Omdat Wouter stelde dat de kosten te hoog waren en niet alle afgevoerde materiaal van zijn woning afkomstig was, leek hij niet welwillend zelfs een deel van de gemaakte kosten te betalen. Op een vraag per e-mail van de penningmeester hoeveel Wouter wel wilde bijdragen ontving deze nimmer een reactie. Uit de daarop volgende toelichtingen blijkt dat Albert in 1e instantie het volledige bedrag uit eigen zak heeft betaald, dat zijn mede bestuursleden dat niet juist achtten en Albert dit bedrag terugbetaald heeft gekregen van het condominio. En ter vergadering blijkt dat Wouter € 150 heeft overgemaakt aan Albert. Albert biedt excuses aan dat hem dat niet is opgevallen en zegt dit bedrag aan het condominio te zullen doorstorten.
Wouter beklaagt zich over het gebrek aan informatie van de zijde van bestuur in algemene zin en over een aantal zaken waaronder de meterkast van de ENEL en het ontbreken van meters bij een aantal eigenaren. Het bestuur antwoordt dat dit een zaak is die al jaren speelt en dat het bestuur er nu mee bezig is en dat een spoedige oplossing valt te verwachten. In februari 2022 is een contract met ENEL getekend en is betaald voor de uit te voeren werkzaamheden. Hieraan gekoppeld is ook het plaatsen van de laadpalen op de parcheggio.
Voorts vertelt de penningmeester dat de situatie van stroomverbruik dat niet in rekening is gebracht aan de eigenaar een situatie is die bij meerdere eigenaren speelt. Arthur en Jan-Ewout steken spontaan de hand op dat dit bij hen speelt. Ook bij Wouter speelde het. De penningmeester kan bij gebrek aan gegevens niet vaststellen om welke bedragen het gaat. Meerdere eigenaren hebben al betaling aangeboden. In de loop van dit jaar verwacht de penningmeester dat dit zal zijn afgewikkeld.
Will verbaast zich erover dat hij in Amsterdam meer voor de energienota moet betalen dan in Italië.
Arthur krijgt het woord als lid van de financiële commissie. Hij stelt vast dat het financiële jaarverslag een getrouwe weergave is van datgene wat zich financieel heeft afgespeeld. Hij merkt op dat achter de jaarbegroting een grote hoeveelheid werk zit. Hij spreekt zijn waardering uit voor de penningmeester en Hessel. Beiden krijgen een applaus van de eigenaren.
Het feit dat een aantal eigenaren, zoals ook tijdens de vergadering blijkt ongelukkig is met de inhoud van de jaarrekening is voor de financiële commissie geen aanleiding geweest deze niet goed te keuren. Hij wijst hierbij op de geconstateerde onduidelijkheden in de financiële administratie van Luigi en zegt dat het bestuur ervoor is om deze problemen op te lossen en daarvoor wil hij het bestuur graag de tijd geven; eens temeer daar een duidelijke werkgever-werknemer relatie bestaat tussen het bestuur en Luigi. Volgend jaar moet het probleem evenwel zijn opgelost.
Wouter stelt dat hij in Italië nog nooit zoveel eerlijkheid heeft ontmoet en in Casole helemaal maar dat dit niet geldt voor Luigi.
De vergadering dankt de financiële commissie met een applaus.
- Decharge bestuur
Aansluitend wordt de jaarrekening door de vergadering geaccordeerd en wordt het bestuur gedechargeerd voor het gevoerde beleid.
- Bestuur, dankwoord en voorstel verlenging bestuurstermijn
De voorzitter richt het woord tot Albert Padt en Franca van Tongeren en dankt hen namens alle eigenaren voor hun inspanningen welke zij de afgelopen jaren in het bestuur van Rofena hebben getroost. Onder applaus worden hen bloemen en een fles wijn (Chianti) aangeboden.
De voorzitter licht het voorstel van het bestuur zoals dit in het begeleidende vergaderstuk is weergegeven toe. José wijst erop dat het voorstel indien het wordt aangenomen ertoe leidt dat de penningmeester over de 2 maanden voorafgaande aan de jaarvergadering ook verantwoording dient af te leggen maar dat dit in het voorliggende voorstel niet als zodanig is opgenomen. De voorzitter zegt dat het bestuur dat heeft onderkend maar dit inherent is aan de eerder doorgevoerde wijziging van het reglement.
Jan-Ewout zegt dat in het verleden wat dat betreft een fout is gemaakt door geen overgangsrecht in te voeren en dat dit door het nu zittende bestuur wordt rechtgezet.
Met het voorstel wordt ingestemd.
- Begroting met toelichting
De penningmeester begint met de mededeling dat al eerder is meegedeeld dat bij een eigen vermogen van € 50.000 en die nu in de boeken staat de eigen bijdrage verlaagd zal worden. Hij zal nog berekenen welk bedrag dit zal worden.
José vraagt wat de bijdrage van Barbagallo is. De voorzitter licht toe dat dit verband houdt met het recht van overpad dat Barbagallo heeft op de strada privata.
Wouter merkt op dat als het bestuur die bijdrage niet int dit juridische gevolgen heeft.
De voorzitter zegt samen met de penningmeester in april/mei bij Barbagallo op bezoek te zullen gaan. Dan kan ook de bijdrage worden geïnd.
Pim vraagt waar hij de kosten voor het herstel van de meterkast kan terugvinden. De penningmeester antwoordt dat dit onder de algemene kosten staat.
Arthur vermeldt als lid van de financiële commissie dat de penningmeester de verwachte besparing op de kosten na toezegging door het vorige bestuur inderdaad heeft waargemaakt.
Wouter heeft wat aarzeling bij de te maken juridische kosten voor onderzoek naar een zwembad omdat deze de vorige keer ook al zijn gemaakt en er destijds geen zwembad is gekomen, zodat daarmee al geld is verspild. Hij vreest dat hetzelfde nu opnieuw gaat gebeuren. Hij vindt dat de eigenaren eerst door het bestuur op de hoogte gesteld moet worden vooraleerst kosten gemaakt worden.
De penningmeester reageert dat deze kostenpost het toekomstig beheer en de mogelijkheden van toekomstige bewoning van de custodewoning betreffen.
Wouter zegt dat het hem vooral om de algemene gedachte gaat dat niet onnodige kosten gemaakt moeten worden en dat uitgaven als deze vooraf overlegd dienen te worden met eigenaren. Hij vindt dat het bestuur ook niet duidelijk is over de vertrekdatum van Luigi. Blijft hij nog lang? Tot 67½ is wat hem betreft te lang. Hij vraagt het bestuur een document op te stellen waarin de juridische status van de arbeidsrelatie van Luigi met het condominio duidelijk wordt weergegeven. Dat ontbreekt nu.
De voorzitter meldt dat een onderdeel van het onderzoek naar het toekomstig beheer van Rofena is gericht op meerdere mogelijkheden voor de toekomst. Het bestuur wil niet op voorhand scenario’s aan de eigenaren onthouden. De toekomst van de arbeidsrelatie van Luigi is mede afhankelijk van de keuzes die door de vergadering van eigenaren gemaakt zullen worden op basis van de opties die hen gepresenteerd worden als resultante van dat onderzoek.
Wouter neemt in zijn verdere betoog een voorschot op de werkzaamheden van commissie als het gaat om de juridische status van de arbeidsrelatie van Luigi.
Henk merkt op dat de strada privata wel weer een onderhoudsbeurt kan gebruiken. Het betreft ook het reinigen van de goten die naar zijn mening onvoldoende worden schoongemaakt.
Jan-Ewout zegt blij te zijn dat het bestuur werk maakt van de organisatie van de administratie op Rofena omdat dit traditioneel altijd dusdanig plaatsvond dat men in de meeste gevallen ondanks inspanningen van uitstekende penningmeesters achter de feiten aanliep. Hij spreekt de wens uit dat de custode dan ook duidelijker kan worden aangesproken op zijn financiële en administratieve activiteiten.
De voorzitter vraagt of men akkoord kan gaan met de begroting voor 2022.
Niemand maakt bezwaar en de begroting wordt aangenomen.
- Benoeming financiële commissie
Arthur en Jurrian hebben zich bereid verklaard om nog een jaar zitting in te nemen in de financiële commissie. De voorzitter bedankt hen hiervoor.
De vergadering sluit zich daarbij aan.
- Ingekomen stukken
Will mist mededeling door de secretaris over een door Angelique en hem ingediend tweetal stukken waarbij het verzoek was deze op de agenda te zetten. Het ene stuk betreft de archivering van de vergaderstukken en andere documenten. Het andere stuk zou enige maanden tevoren zijn ingediend.
Will wordt door de secretaris en de voorzitter eraan herinnerd dat zoals eerder vermeld bij deze vergadering hij deze punten bij punt 11, wat verder ter tafel komt kan toelichten omdat het bestuur beide stukken niet heeft geagendeerd wegens een al overvolle agenda.
De voorzitter deelt mee dat hij in januari en in februari op Rofena is geweest en diverse gesprekken met Luigi heeft gevoerd. Er zijn werkafspraken op het administratief gebied gemaakt en ten aanzien van onderhoudswerkzaamheden zijn ook afspraken gemaakt met Luigi. Luigi en hij telefoneren ook tweewekelijks. Dat verloopt tot op heden volgens die afspraken. Zo houdt hij vinger aan de pols over de stand van zaken. Bij de afspraken hoort ook een actielijst welke periodiek wordt geactualiseerd.
De verkeersborden met het opschrift “Rofena” onderaan de strada privata zijn besteld en geleverd en zullen worden geplaatst. Ook het bord in de bocht bij de afslag van de weg naar Casole zal worden vervangen.
José merkt op dat Rofena nu tot boven aan de strada privata is opgenomen bij Google Street View.
Will zegt graag inzicht in de inhoud van de functioneringsgesprekken te hebben.
De voorzitter antwoordt dat een aantal werkafspraken met Luigi is gemaakt en dat wordt toegezien op zijn activiteiten. Zaken als de door de custode bezette parkeerplaatsen op de parcheggio en onderhandse betalingen passeren de revue en de voorzitter informeert de vergadering over de door hem met Luigi op dat punt gemaakte afspraken.
Wat betreft door eigenaren betaalde activiteiten die voor hen persoonlijk worden uitgevoerd en waavoor zij Luigi benaderen en bereid vinden zegt de voorzitter dat dit een zaak van eigenaren zelf is.
Wouter meent dat hiermee andere eigenaren worden benadeeld omdat deze dan niet aan de beurt komen.
Jan-Ewout zegt dat in zijn bestuur periode inderdaad onderzoek is gedaan naar activiteiten van Luigi in opdracht van eigenaren en hij is nooit iets tegengekomen dat daarop wees en heeft er ook geen bewijzen voor gezien.
Wouter wil niet meer hebben dat Luigi dergelijke hand- en spandiensten verleent, hij vindt dat iedereen die Luigi betaalt zijn mede eigenaren benadeelt. Het bestuur moet dat handhaven.
Hessel vindt betaalde activiteiten buiten de custode werkzaamheden om ook ongewenst.
Jurrian merkt op dat het bestuur niet verantwoordelijk gesteld kan worden voor zaken waar zij geen zicht op heeft zoals boven genoemde activiteiten.
Will wil een lijst te zien waarop tot in detail staat wat het takenpakket van de custode is. Hij doelt hiermee op een lijstje dat door de voorzitter is gemaakt. Deze zegt toe dat op de website een overzicht kan worden gepubliceerd.
Lydia merkt op dat iedereen moet weten waar en wanneer verbouwingen plaatsvinden door middel van een centrale berichtgeving. De voorzitter wijst erop dat het de verplichting van eigenaren is dat aan het bestuur te melden en zegt toe dat gedane meldingen voortaan op de website worden geplaatst.
- Meningspeiling zwembad
De voorzitter leidt dit punt in en zegt dat het vandaag over de vraag gaat of de wens bestaat of Rofena een zwembad krijgt. M.a.w. vragen de eigenaren het bestuur daarmee verder te gaan? Hierbij hoort een bodemonderzoek op de destijds bepaalde locaties om te zien of de bouw van een zwembad bodemtechnisch haalbaar is. Als het ‘ja’ wordt dan zal later de uitwerking van details plaatsvinden.
Will kan zich niet vinden in het document dat is bijgesloten en dat nog stamt uit 2016. Hierin staat dat als de eigenaren voor een zwembad stemmen het bestuur vervolgens een uitgewerkt plan aan de eigenaren voor zal leggen. Hij bepleit hiervoor een aparte commissie samen te stellen.
De voorzitter zegt dat dit stuk nu niet ter besluitvorming voorligt en het zover nog niet is. Vandaag zal een principe besluit genomen moeten worden en pas daarna is een eerste stap in het vervolg het bodemonderzoek. Daarna zal het vervolg aan de eigenaren worden voorgelegd. Het is niet zo dat het bestuur voorstelt dat het dit allemaal zelf beslist.
Een groot aantal eigenaren laat blijken zich in deze lijn te kunnen vinden.
Jan-David (toekomstig mede-eigenaar van Casa van Tongeren) zegt dat een ontwerpproces noodzakelijk is en dat dit een dusdanige taak is dat het moet worden uitbesteed aan ter zake kundige(n) (eigenaren).
De voorzitter zegt dat het bestuur de door de eigenaren te maken keuzes voor de inrichting en aanleg zal voorbereiden met eigenaren en evt. externe deskundigen. Pas op basis van een bestek kan een offerte gevraagd worden. In zoverre wordt daarmee het stappenplan uit 2016 gewijzigd in de aanpak van het bestuur.
Saskia stelt een vraag over de locatie en herinnert er aan dat het vorige keer is stukgelopen op de locaties.
De voorzitter reageert dat in 2016 de discussie hier is geëindigd omdat men beducht was dat bepaalde eigenaren hinder van het zwembad zouden kunnen hebben. Dat wilde men elkaar niet aandoen, maar die situatie is veranderd doordat de eigenaar die het bad het dichtste bij zou krijgen nu niet langer tegenstander is.
De voorzitter beschrijft de voorkeurslocatie welke gelegen is tegen het bos aan, zuidelijk van het meest links gelegen terras.
Saskia waarschuwt voor oplopende bouwkosten.
De penningmeester antwoordt desgevraagd dat op een bedrag van € 200.000 gerekend moet worden bij de bouw van een zwembad. Marta Cerri heeft recent deze ruwe schatting nogmaals bevestigd.
Albert onderschrijft het plan van de penningmeester om de lasten ook bij de toekomstige eigenaren te leggen door het uitsmeren van de kosten.
Pieter zegt dat het goedkoper zou kunnen en hij heeft gehoord dat elders een zwembad voor € 67.000 is aangelegd.
De penningmeester antwoordt dat voor een condominium geheel andere, meer kostbare eisen gelden. Dat houdt ook verband met de eisen die een gemeente aan de vergunning stelt. Casole wil een natuurlijke uitstraling en duurzame materialen.
Nu volgt een stemming onder de eigenaren verzorgd door Franca van Tongeren. Uit deze stemming blijkt dat 84% van de eigenaren in beginsel voor de aanleg van een zwembad op Rofena is en het bestuur verzoekt de volgende stappen voor te bereiden.
José vraagt waarom hierover op basis van de puntenverdeling wordt gestemd.
De voorzitter zegt dat dit te maken heeft met het feit dat het zwembad geen reguliere condominiale kosten betreft.
- Voortgang toekomstig beheer Rofena
De voorzitter leidt dit agendapunt in door toe te lichten dat eigenaren elkaar vragen kunnen stellen naar aanleiding van de regionale bijeenkomsten omdat meerdere bijeenkomsten met telkens een deel van de eigenaren zijn gehouden.
Wouter zegt dat de definiëring hoe een commissie moet heten voor hem niet relevant is en vindt dat hiermee wordt verhuld wat de werkelijke agenda is. Hij vindt het niet netjes dat het plan dat hij vorig jaar indiende aanvankelijk werd goedgekeurd en later niet is aangenomen.
De voorzitter wijst op het feit dat altijd bedoeld is de eigenaren in de besluitvorming te betrekken en dat dit ook meermalen is gecommuniceerd en dat de voorstellen hierover vorig jaar zijn bekrachtigd tijdens de jaarvergadering. Hij benadrukt dat een en ander een zorgvuldig proces zal moeten zijn met desgewenst tussentijdse raadpleging van eigenaren. Het bestuur wil te allen tijde de eigenaren in het proces betrekken. Hij gaat ook in op de e-mail met voorstellen van Will. Het bestuur wil zich niet tevoren op allerlei scenario’s vastleggen, maar in grote lijnen zijn de voorstellen onder 2 en 3 van Will identiek aan hetgeen het bestuur voor staat.
Will zegt n.a.v. de vorige jaarvergadering in verwarring te zijn geraakt over het begrip ‘bestuurscommissie’. Hij verwijst naar gemeenteraadstructuren en VVE’s in Nederland waar hij een dergelijk begrip niet is tegengekomen.
Wouter beaamt dat dit niet is besloten en dat het bestuur dit niet zelf kan beslissen. Het is aan de eigenaren en werkgevers van Luigi te beslissen over de toekomst en de samenstelling van de commissie.
Jurrian Meeter zegt dat er nu stappen gemaakt moeten worden omdat de tijd verstrijkt en wij anders een jaar moeten wachten vooraleer een commissie benoemd kan worden. Hij bepleit dat het bestuur nu het vertrouwen moet worden gegeven.
José merkt op dat er genoeg nieuwe eigenaren zijn die graag hun energie willen stoppen in het onderwerp toekomstig beheer en dat dit een goede zaak is, maar dat zij geen negatieve energie moeten willen investeren in het zoeken naar ambtelijke en formele omschrijvingen van begrippen en commissies. Daarmee komen zij terecht in een wespennest en dat kan niet de bedoeling zijn.
De voorzitter vraagt de eigenaren of er nog opmerkingen zijn waarop geen reactie volgt. Hij zegt dat het bestuur voort zal gaan met het aanzoeken van nieuwe eigenaren om het bestuur in de werkzaamheden te versterken. Een en ander langs lijnen zoals deze de afgelopen tijd in stukken zijn geschetst en zijn gesanctioneerd.
Henk vraagt of men een vinger kan opsteken om zich kandidaat te stellen voor deze commissie. De voorzitter antwoord dat wie belangstelling heeft te participeren dat zeker mag uiten.
Anna spreekt haar vertrouwen uit in het bestuur als het gaat om het samenstellen van de commissie en voortgang van het onderzoek naar toekomstig beheer.
Will licht het voorstel van hem en Angelique toe dat hij groot voorstander is van het medium website en dat hij de nodige expertise heeft op dit gebied. Hij zou graag met Peter Kamstra samen verder willen om deze mogelijkheden te onderzoeken. Will herinnert er aan dat hij een tijd terug een Dropbox archief voor eigenaren heeft gemaakt. Hij wil ook nog een “to do” lijst van 2 A4-tjes kwijt aan het bestuur.
Hij vraagt ook wanneer het archief klaar is. De voorzitter zegt toe de archiefcommissie hierover te bevragen.
- Rondvraag
Henk vraagt of de bewegwijzering geen overheidstaak is.
De voorzitter antwoordt dat dit in Italië in een situatie als van Rofena niet het geval is, het is voor rekening van de eigenaar. De opdrachtnemer vraagt de vergunning voor de plaatsing aan.
Will stelt voor een extra jaarvergadering in 2022 te organiseren. De voorzitter zegt dat mocht dit aan de orde zijn deze zeker georganiseerd zal worden.
Hij kondigt de volgende jaarvergadering aan welke op 11 maart 2023 zal plaatsvinden.
Niet meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering om 13.15 uur met dank aan eenieder.